Gestión de Negocios

Beneficios administrativos de la gestión de costos en TI

Sonda
Escrito por Sonda

Hace ya mucho tiempo que los recursos de TI han sido usado por las empresas con el objetivo de optimizar su productividad y aumentar su participación en el mercado. Sin embargo, la falta de transparencia causada por la ausencia de una gestión de costos en TI realmente eficiente acabó transformando el sector en un hoyo negro para las inversiones corporativas.

 Por más que los gestores conozcan el peso de la inversión aplicada en el área, no es raro que falten métricas para medir y evaluar el flujo y el retorno de esos recursos. Por otro lado, con la gestión adecuada es posible usar las operaciones de TI de forma estratégica para los negocios de la empresa, contribuyendo a mejorar los resultados, haciendo más con menos. Pero ¿cómo la gestión de costos puede traer dichos beneficios para su negocio? ¡Acompáñenos y descúbralo!

 ¿Qué es gestión de costos en TI y por qué hacerla?

 Generalmente las grandes empresas asocian las políticas de gestión de costo a las crisis financieras o a simples cortes de gastos. Sin embargo, la gestión de costos en TI va mucho más allá de esas medidas. Esa faceta de la gestión busca detallar y comprender todos los costos de los servicios de TI, acciones que tienen como principales ventajas:

  •  Mejorar la gestión operacional de los activos de TI;
  • Contribuir a una mayor transparencia de costos de TI;
  • Mejorar la precisión y la asertividad de la toma de decisiones de los gestores por medio del análisis de datos;
  • Aumentar el alineamiento estratégico entre TI y los negocios de la empresa.

 Si los gestores pasan a tener un mejor entendimiento de los costos de los servicios de TI, esto trae consigo que los departamentos de TI pasan a valerse de métricas e indicadores exactos para justificar los costos y comprobar sus niveles de productividad y contribuciones a la empresa. Cabe mencionar que la gestión de costos en TI es un proceso continuo e ininterrumpido, siempre integrando los costos de los procesos a los objetivos estratégicos del negocio.

Dicho esto, entendemos que la idea de gestión de costos en TI trasciende la práctica de cortar costos. La verdad es que da la base necesaria para que los líderes usen los recursos de TI de forma estratégica, lo que implica una reducción de gastos y, al mismo tiempo, el aumento de la productividad. Y he ahí: de repente, usted comienza a hacer más con menos.

¿Cuál es la dificultad de gestionar los costos del área de TI?

 Entendiendo el mecanismo que involucra la gestión y control de los costos de los servicios de TI, concluimos que ese debe ser un proceso prácticamente obligatorio, en especial en las grandes corporaciones. Aun así, ¿cuál es la dificultad que aun existe para implementarlo? La respuesta está en las características propias del sector:

 La expansión constante

 Durante el último Symposium/ITxpo, en Sao Paulo, el instituto de investigación Gartner Group anunció las previsiones para 2017 en el sector de TI: la expectativa es de un crecimiento de 2,9% en relación al año anterior. Se espera una expansión de 7,2% en los gastos con software y 3,9% para los servicios de TI, sumando así una inversión de 1,3 trillones de dólares. Estos datos reflejan muy bien la creciente necesidad de recursos de TI en el ambiente corporativo.

Aun así, el problema de las empresas está en la dificultad de distinguir qué es un aumento de precio de los servicios o productos de TI y qué es un aumento en el volumen de activos, como la compra de componentes de hardware y la implementación de nuevos servicios. Ambos casos representan un aumento en los costos pero tienen efectos bastante diferentes.

La fragmentación

 Los servicios y productos de TI se distribuyen en diversos sectores y componentes de los negocios de las corporaciones y poseen propósitos bastante diferentes. Esto acaba dificultando el control de los costos ya que la gestión no centralizada genera redundancias en los cálculos.

 La falta de habilidad financiera

 El departamento de TI no siempre posee funcionarios con las habilidades necesarias para gestionar el control financiero, dificultando la presentación de valores exactos y métricas satisfactorias para las demás áreas de la empresa.

¿Es posible reducir esos costos?

 Por medio de la buena gestión de costos en TI se pueden implementar diversas herramientas y tecnologías capaces de reducir gastos, todas debidamente alineadas a los objetivos estratégicos de la empresa. ¡Continúe leyendo y entienda las principales tendencias en ese campo!

 Adopción del BYOD

 El concepto BYOD (Bring Your Own Device) se refiere a la práctica adoptada por muchas empresas, no sólo permitiendo sino que también incentivando a sus empleados a que traigan sus propios dispositivos (como tablets y notebooks) al lugar de trabajo a modo de usarlos para sus servicios en la institución. Una investigación encomendada por Trend Micro reveló que el 70% de las empresas que implantaron esa estrategia ven un aumento en la productividad como mayor beneficio.

Virtualización de servidores

 Mantener una gran infraestructura de TI es uno de los desafíos más grandes de las empresas, especialmente debido a los altos costos de adquisición y mantención de los equipos. Por eso, una de las mayores tendencias actuales es la virtualización de servidores, que permite la externalización de los gastos con mantención y garantiza mayor escalabilidad y flexibilidad, costeando apenas lo que la empresa necesita. Según un estudio realizado por la empresa Ciena, eso puede traducirse en una reducción del 35% de los costos en el departamento de TI.

Servicios de outsourcing

Centralizar toda la gestión de los servicios de TI en sus manos puede significar costo de más para la institución, además de comprometer la productividad de profesionales que podrían estar concentrados en el core business de la empresa. Los servicios de outsourcing permiten que los procesos de TI estén bajo el control operacional de empresas especializadas, garantizando mayor seguridad, eficiencia, continuidad y disponibilidad de los servicios de TI.

SaaS

De acuerdo a lo publicado por Gartner Group, los gastos con software alcanzarán 357 mil millones de dólares en 2017. De hecho, los gastos relacionados a la adquisición de licencias, mantenciones y actualización de instalaciones de software son bastante altas. Una de las mayores soluciones entregadas por medio de cloud computing son los servicios de SaaS (Software as a Service), modelo de adquisición de software en el que usted sólo paga por lo que usa y, muchas veces, el costo incluye capacitación inicial, mantención y actualización.

Downsizing

Esta técnica tiene por objetivo eliminar procesos redundantes o innecesarios, aquellos que elevan costos y ahogan la toma de decisiones. De esa forma, la empresa se vuelve más ajustada y eficiente. Para ello, es importante que los gestores revisen regularmente sus equipos de TI y la descripción de cargos en el sector, repensando el diseño de procesos, eliminando vacíos y de esa forma garantizando más productividad.

Elaborar e implementar la gestión de costos en TI garantiza que el sector esté alineado con las estrategias de la corporación. Para ayudarlo, preparamos un manual sobre gestión de costos. ¡No pierda tiempo e infórmese ahora mismo!

 

 

 

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