Tecnología de la información

Cómo funcionan las soluciones automatizadas en la integración de las distintas áreas de una empresa

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Escrito por Sonda

Una gestión basada puramente en la intuición es algo del pasado. Hoy el análisis de datos permite predecir escenarios y tendencias, comprender la historia de la organización y ofrecer datos precisos para la toma decisiones. Esto ocurre debido a que las soluciones automatizadas entregan informes analíticos completos, comparan datos entre sectores y concientizan a los gestores sobre situaciones que antes no eran capaces de detectar.

 De hecho, vivimos ahora en un universo corporativo mucho más diverso al que estábamos acostumbrados y la gran ventaja de todo esto es que tenemos acceso a tecnologías de punta que permiten desarrollar soluciones automatizadas a la medida de las necesidades y desafíos de las empresas, las que ganan competitividad y eficiencia.

 Las soluciones automatizadas entregan la agilidad que requieren los negocios en la actualidad. Estas permiten la integración de diferentes áreas de negocio, transformando a la empresa en un único organismo con una inteligencia de negocios consistente y extremadamente poderosa. ¿Quiere saber cómo es esto posible? ¡ Continúe leyendo!

Flujos inteligentes

 La automatización de los flujos de trabajo es la base de las soluciones que integran las distintas áreas en una empresa. Al transformar las actividades manuales y burocráticas en sistemas de información automatizados, las organizaciones ganan agilidad, al acelerar el procesamiento de datos y además se puede alimentar simultáneamente a todas las áreas con información estratégica confiable y consolidada.

 Así, en lugar de que un área dependa de la emisión de informes de otra para dar continuidad al trabajo, cada dato que ingresa al sistema queda disponible para todos los usuarios autorizados a visualizarlos. Esto no sólo acelera los procesos sino que también entrega más confianza, ya que al reducir la intervención humana también se reducen los errores.

 Es importante resaltar que la automatización de flujos de trabajo permite potenciar el poder de análisis de datos. Al final, cada información o dato que ingresa queda disponible para todas las áreas, lo que agiliza y hace más eficiente el proceso de toma de decisiones de la empresa.

Comunicación fluida

 Uno de los principales propósitos de adoptar soluciones automatizadas en una empresa es dar mayor fluidez a la comunicación entre las diferentes áreas. Un flujo manual depende de la elaboración de la información, del envío por un medio físico o digital, de la visualización del dato por parte del destinatario, de la decodificación del mensaje y del tratamiento de la información hasta que se tome cualquier medida.

 Es un flujo largo y segmentado, donde hay hartas oportunidades de que la información sea corrupta, ya sea por errores o negligencia. Además del riesgo, el proceso toma tiempo y muchas veces perjudica la toma de decisiones estratégicas de la organización. El uso de soluciones automatizadas, por su parte, da agilidad a la comunicación corporativa y da confianza al procesamiento de información, distribuyendo los datos con eficiencia, ayudando a construir una base de conocimiento empresarial de la cual es posible extraer una batería de ideas para fomentar internamente el emprendimiento y la innovación, agregando valor a su organización.

Accesibilidad inmediata

 Las oportunidades no esperan a que todos los tomadores de decisiones estén cómodamente sentados frente a sus computadores adentro de la empresa para que se tome una decisión. Estamos cada día más expuestos a escenarios que exigen decisiones inmediatas, independientemente de la hora o del lugar en el que nos encontremos.

 Todas las soluciones automatizadas colaboran para integrar áreas de negocio y operativas, y parcelas de datos e información, las que posibilitan el acceso de datos consolidados a partir de sistemas hospedados en la nube a través de aplicaciones para smartphones y tablets. Así, la empresa acompaña a cada funcionario y a quienes toman decisiones donde sea que estén y cada profesional puede consultar absolutamente cualquier información en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos concretos.

Integración tecnológica

 Las soluciones automatizadas de calidad traen consigo la posibilidad de integrarse a otras soluciones usadas por la misma empresa, consolidando la gestión del conocimiento corporativo y configurando un sistema cohesivo de inteligencia de negocios.

 Cuando las soluciones automatizadas se desarrollan a la medida de su negocio, ese potencial aumenta ya que usted sabe lo que su empresa necesita, cuáles sistemas usa y cómo realizar tal integración para mantener a las distintas áreas de negocio y operativas conectadas y en permanente intercambio de información. Además, en ese caso, la solución evoluciona en conjunto con la empresa, integrando nuevos módulos, funcionalidades y procesos que se vuelven vitales para el éxito de la organización.

Servicio interno

 Tomando como base la idea de que un área es cliente de otras dentro de una empresa, es natural pensar en un acuerdo de nivel de servicio (SLA) interno, el que garantiza la calidad de las entregas de uno para otro, lo que ciertamente tiene un impacto en la satisfacción del cliente final.

Al adquirir soluciones automatizadas, usted automáticamente estandariza sus procesos, garantizado que el informe de hoy tendrá la misma calidad del informe del próximo mes, asegurándose de que toda la información será contemplada y que todas las áreas recibirán la información que necesitan.

 Con los datos ingresados con la misma calidad y los informes emitidos dentro del mismo estándar, usted eleva el SLA de la empresa, lo que se traducirá en una mayor satisfacción interna, tanto como en colaboración entre sectores y en clientes más felices con los servicios entregados.

 Riesgos reducidos

 Integrar áreas con soluciones automatizadas es una excelente forma de reducir los riesgos inherentes a una empresa, haciendo que su información sea más confiable y, consecuentemente, que la toma de decisiones sea más segura.

 La lógica es simple: mientras menos personas manipulen datos estratégicos, más baja es la probabilidad de fallas, pérdidas o errores al momento de manipular de la información. De esta forma, su empresa gana credibilidad frente a socios y accionistas, atrae a inversionistas con mayor potencial de capitalización para su empresa y además traspasa ese nivel de calidad y cuidado para los clientes, que son la razón de ser de toda compañía.

Indicadores globales

 Si los indicadores del departamento financiero (gestión de costos, de personas, de contabilidad y del sector de compras, por ejemplo) están dispersos, la empresa puede transmitir una imagen equivocada sobre su desempeño. En ese caso, el área financiera puede haber gastado más en un determinado mes pero, sin verificar si más contrataciones, más compras de equipos e inversión en capacitación, la dirección puede pensar que hay un descontrol de presupuesto.

 Ese tipo de situaciones puede evitarse fácilmente con la integración de las distintas área por medio de soluciones automatizadas. De esta forma, es posible filtrar gastos de cada sector, comparándolos a modo de comprender realmente si hay un aumento de gastos o si este aumento está vinculado al crecimiento de la operación, por ejemplo. Así, la organización toma conciencia de algunos indicadores globales que reflejan la operación y los impactos en cada sector.

 A partir de los resultados de la empresa, es posible tanto determinar con mayor precisión nuevas metas y planes de acción para recuperar las inversiones realizadas más rápidamente, como identificar puntos de mejora en los procesos y obtener mejores resultados, ya sea operacionales o financieros.

 No faltan beneficios cuando el asunto es integración de departamentos con la ayuda de soluciones automatizadas pero ¿cómo integrar su empresa y obtener mejores resultados? ¡Descubra aquí todo lo que usted necesita saber sobre integración de sistemas de gestión!

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