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Entienda cómo desarrollar una visión sistémica de la empresa

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Escrito por Sonda

Un término usado con cierta frecuencia en el mundo de los negocios de hoy es la visión sistémica. Es tanto lo que se habla de esto, que tener una visión sistémica se volvió una de las cualidades exigidas para quien quiere ocupar un cargo de alta gestión en la actualidad. El problema es que ese término rara vez viene asociado a una explicación clara de cómo el concepto se puede aplicar dentro de una empresa. Tranquilo. No se desespere por que en este artículo usted entenderá qué es realmente la visión sistémica y descubrirá algunas formas de aplicarlas en su negocio.

¿En qué consiste la visión sistémica?

 Se trata de la habilidad de entender el funcionamiento de la empresa como un sistema. En otras palabras, se trata de verla como un todo constituido por partes que no operan de manera independiente sino que que interactúan de manera dinámica. De esa forma, la visión sistémica está relacionada a otros conceptos del mundo de los negocios, principalmente a la visión macro y al análisis global.

 ¿Se acuerda de la famosa película de Charles Chaplin llamada Tiempos modernos? En una escena emblemática, él pasa tanto tiempo ejecutando una única operación de la línea de montaje que luego se va a la casa mecánicamente repitiendo el mismo gesto de la operación. Pues ese modelo de línea de montaje representa justamente el opuesto de la visión sistémica. En ese caso, cada uno sólo conoce su parte del proceso, sin entender como este se inserta en un proceso continuo que comprende las etapas anteriores y posteriores.

 La visión sistémica es importante porque permite entender el papel que cada uno desempeña dentro de la organización, aportando su cuota de valor , que se puede traducir en una mejora esencial en la relación entre proveedores y clientes internos. El resultado se podría traducir en el aumento de la calidad de las entregas a los clientes externos.

 La visión sistémica es considerada el primer fundamento de la excelencia y puede ser un gran motor para generar ventajas competitivas.

¿Cómo desarrollar una visión sistémica?

Piense en procesos y no en sectores

Para desarrollar una visión sistémica es más eficiente pensar en procesos. El problema de pensar en los sectores, líneas o unidades de negocio es que refuerza la percepción de que existen divisiones claras y fijas dentro de la empresa. Por otro lado, un proceso exitoso siempre es fluido e integra diferentes sectores. Por lo tanto, es más fácil entender la dinámica global de la compañía por esa perspectiva. Por ejemplo, podemos decir que el principal proceso de una empresa (la venta al cliente externo) integra como mínimo cuatro sectores: comercial, producción, logística y financiero.

Además, pensar en el proceso facilita el entendimiento de la dinámica de lo que llamamos proveedor y cliente interno. Piense en un proceso simple, como la realización de una mantención habitacional: el solicitante del arreglo es el cliente interno y el sector de mantención es el proveedor. Por su parte, en un proceso más complejo, pueden haber varios proveedores y clientes, mientras las etapas del proceso van avanzando.

Estudie el flujo de los procesos

 Si usted quiere entender la dinámica de relaciones entre las diversas partes de la empresa es esencial conocer a fondo su flujo de procesos. El detalle es que dependiendo de la complejidad de las operaciones desarrolladas ese estudio puede exigir un método más pragmático. Existen técnicas de mapeo que pueden ayudar en esa tarea. Una sugerencia es partir de cuatro informaciones esenciales: los inputs, los outputs, los proveedores y los clientes de cada proceso. Con eso, usted crea una especie de moldura identificando dónde y cómo comienza y termina el proceso. Después, sólo es necesario conectar los puntos.

 Por último, es interesante recordar que los procesos reales no son lineales. La verdad es que generalmente poseen bifurcaciones y pueden llegar a tener complejos circuitos. De todas formas, documentar esas situaciones también será útil para posteriormente identificar posibles mejoras.

Busque mejoras integrales (end-to-end)

 Una visión sistémica exige que cualquier acción para una mejora se piense de end-to-end. Ese término, que es más usado en el mundo de la Tecnología de la Información, significa que un proceso determinado es visto en su totalidad, sin prestar atención a los nudos de la mitad del camino. Aplicándolo al mundo de los negocios, con esto queremos decir que la mejora necesita ocurrir en el proceso como un todo y no sólo en una etapa. De nada sirve optimizar la producción si existen problemas en logística, por ejemplo.

Busque el origen de los problemas

 Un error muy común asociado a la falta de visión sistémica consiste en atribuir los problemas a motivos superficiales, sin investigar a fondo. Así, si ocurre un atraso o un error decimos que el funcionario directamente responsable es ineficiente o poco productivo pero no revisamos el flujo del proceso involucrado ni evaluamos el trabajo de los funcionarios responsables por las etapas anteriores. El resultado es que la raíz del problema permanece, haciendo que situaciones similares ocurran de nuevo.

Evalúe de manera independiente a cada funcionario de la empresa

La visión sistémica busca entender la relación entre las partes que forman la empresa, ¿verdad? Pero ¿qué son esas partes? Usted puede entenderlas como los distintos elementos de la organización. Así, cada activo, producto, persona o recurso es una parte. Pensar en cada funcionario como pieza individual de ese engranaje puede llevar a resultados interesantes. Bajo esa perspectiva, la visión sistémica no juega un rol importante sólo en la mejora de la productividad, calidad y rentabilidad. También colabora para lograr una gestión de recursos humanos más humanizada.

Evalúese usted mismo también

 Uno de los objetivos de la visión sistémica es entender el papel de cada funcionario en tanto pieza individual esencial para el buen funcionamiento de la empresa como un todo orgánico. Y eso, claro, lo incluye a usted. El gestor que desea desarrollar una visión sistémica necesita, simultáneamente, desarrollar una visión crítica sobre sí mismo. ¿Qué hace por la organización? ¿Cuáles procesos de su trabajo son necesarios y relevantes?  ¿Cuáles resultados ayuda a cumplir? Responder a esas preguntas va a hacer que reevalúe su posición dentro de la empresa, haciendo que se vuelva un gestor más estratégico.

 Por ejemplo, usted puede descubrir que debería intervenir más y actuar más directamente. O por el contrario, también puede descubrir que, para mejorar la calidad de los procesos, debe delegar más responsabilidades y tareas al equipo en vez de guardarse todo para sí mismo.

 Use al equipo como fuente de información 

 Uno de los principales obstáculos para desarrollar una visión sistémica es que necesita recolectar y analizar una gran cantidad de datos. Es fácil entender por qué la mayoría de los profesionales no tienen esa habilidad: si entender a fondo el funcionamiento de un único sector ya exige bastante dedicación, imagine entonces entender el funcionamiento de todos los sectores de la empresa, tanto como las relaciones entre ellos. Por eso, incluso los mejores CEO pueden cometer el error de poner toda su atención en un sector que creen es más importante para el funcionamiento de la empresa, lo que genera un tipo de miopía gerencial.

 Pero, ¿cómo vencer ese desafío de la información? La mejor forma es aceptar información que viene de su equipo en lugar de intentar entender todo por cuenta propia. Debe confiar en los profesionales que tienen contacto más directo con partes específicas de la empresa y pueden filtrar la información que realmente es relevante para la gestión.

 Existen aún varias otras prácticas que pueden ayudar al gestor a desarrollar una visión sistémica y promover más calidad en los procesos de la empresa, ¿sabía? Para aprender más sobre estas y asuntos similares, ¡inscríbase en nuestra newsletter y reciba nuestros mejores contenidos directamente en su email!

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