Tecnología de la información

Movilidad tecnológica: agilizando la comunicación dentro del negocio

Sonda
Escrito por Sonda

Las Tecnologías de la Información vienen enfrentando rápidos avances en las últimas décadas, especialmente en lo que refiere a la movilidad tecnológica y a la comunicación. Con eso, hasta la globalización se aceleró. Hace 30 años, ¿quién hubiera pensado que hoy tendríamos smartphones con capacidad de generar llamadas de video e intercambiar mensajes instantáneos con ayuda de internet? ¿Y quién hubiera imaginado que podríamos trabajar en equipo sin estar todos juntos dentro de una misma sala?

 De hecho, muchas cosas cambiaron en el universo corporativo con la adopción de esas tecnologías. La optimización de la comunicación es uno de los principales beneficios conquistados en ese contexto. No hay como negarlo: todo se hizo más ágil, eficaz y seguro. Pero ¿usted todavía tiene dificultad para entender cómo la movilidad tecnológica efectivamente contribuye para optimizar la comunicación en su empresa? Entonces dedique unos minutos más a la lectura del artículo de hoy.

Evolución de la comunicación

 Después de la invención del teléfono, que acortó distancias como ninguna otra tecnología de la época, parecía que nada más podría hacerse para acercar a las personas y mejorar la capacidad de comunicación entre ellas, ¿verdad? Y eso es tan verdadero que todavía tenemos varios modelos de negocio basados en el contacto telefónico, como el telemarketing. Sin embargo, a partir de la década del 1980, cuando los avances tecnológicos pasaron a ser menos frecuentes, haciéndose parte de la cotidianeidad de las personas y empresas, presenciamos una revolución tras otra.

En primer lugar, los computadores dejaron de ser computadores de escritorio pesados y se transformaron en notebooks que podían llevarse a otros lugares con facilidad. En seguida, vinieron los teléfonos celulares, permitiendo la realización de llamadas donde sea que estuviera. Posteriormente, surgió la capacidad de enviar SMS, recursos que hasta el día de hoy usan miles de personas y empresas para promover una comunicación directa. Más recientemente, pasamos a experimentar las aplicaciones de intercambio de mensajes y llamadas vía web – incluso con video llamadas – como ICQ, Messenger, Whatsapp, Telegram, Skype, Facetime, entre otros.

 En medio de todo eso, la presencia de los notebooks en las corporaciones dejó de ser un lujo para volverse una necesidad. De la misma forma, se comenzaron a adoptar herramientas aún más livianas y flexibles, como los tablets y smartphones, los que pueden llevarse a cualquier lugar. A partir del uso en masa de esos dispositivos móviles presenciamos una verdadera revolución en la comunicación corporativa. Esto ocurre no sólo por los avances tecnológicos que permiten que carguemos las soluciones en nuestro bolsillo sino también por la capacidad de integración de sistemas, dispositivos y soluciones, formando un verdadero centro de inteligencia corporativa geográficamente extendido pero conectado en red.

Integración de la movilidad tecnológica

 A partir de un único aparato, cualquier persona puede acceder a una serie de recursos que optimizan la comunicación en la empresa. Además, ya existen ERP (Enterprise Resource Plannings) que disponibilizan todos los datos de la gestión corporativa, ya sea por medio de aplicaciones propias o por páginas web responsivas (que se adaptan a cualquier tamaño de pantalla). Eso quiere decir que ningún funcionario, gestor o director necesita estar presente en la sede para resolver determinados procesos. Hoy en día todo se puede hacer en línea.

 El mismo principio se puede aplicar a sistemas de ventas, controles de stock, gestión de clientes e incluso a gestión de personas. Los recursos están disponibles en la nube y pueden se acceder a ellos por medio de cualquier dispositivo conectado a la web. La ventaja más grande de este tipo de integración aún está por venir: un simple smartphone puede volverse su central de inteligencia corporativa, cargando toda la información que necesita sin ser un gran peso en su bolsillo. Y no estamos hablando sólo de costos de innovación sino también de la cantidad de información a la que se puede acceder, que, en este caso, es ilimitada.

 Un buen ejemplo de este escenario es el acceso al email directamente por el celular. Hasta algún tiempo atrás era necesario sentarse frente al computador para responder a mensajes enviados por clientes, proveedores, socios de negocios e inversionistas. Esto sin contar cuando era necesario esperar un email importante: la ansiedad aumentaba más por tener que quedarse parado esperando pasivamente. Ahora no hay nada más que impida que usted acceda a sus correos donde sea que esté. ¡E incluso las aerolíneas están modernizando sus sistemas de comunicación para permitir acceso a wifi dentro de los aviones!

Centralización (y descentralización) de información

 Las fuentes de información estratégica para empresas simplemente crecen de manera exponencial. Si antes dependíamos de organismos gubernamentales, consultoras e institutos de investigación, hoy podemos monitorear datos a partir de soluciones hospedadas en la nube, que también pueden operarse a partir de dispositivos móviles. Sin embargo de nada sirve tener acceso a una montaña de información fragmentada. Es necesario hacer que las aplicaciones y datos conversen entre sí para contar con una capacidad mayor de análisis. Es eso lo que hace que Big Data sea la mejor solución de centralización de información para uso posterior.

 Para el 79% de las empresas, el poder de análisis de datos e información es crucial para una toma de decisiones más asertiva. El 36% del universo corporativo admite que el Big Data es esencial para ganar ventaja competitiva. De ese total de empresas, el 73% usan el conocimiento adquirido justamente para impulsar sus estrategias de marketing y comunicación. Los datos son del Informe de Vigilancia Tecnológica organizado por el gobierno de España, que trae tendencias para las tecnologías móviles en los próximos años.

 Lo que queremos demostrar con esos datos es que la movilidad tecnológica puede es clave para la nutrición de sistemas como el Big Data, capaces de hacer trabajo de análisis en tiempo real. Al mismo tiempo, es posible usar la información del Big Data de manera segmentada, a modo de alcanzar otros objetivos de negocio, partiendo de una consulta a un informe específico directamente en el celular. La gran diferencia está en la posibilidad de enviar y acceder a esos datos por medio de dispositivos que llevamos con nosotros a diario, como smartphones, tablets y notebooks. Esto contribuye a aumentar la productividad de quien depende de información consistente para llevar a cabo sus atribuciones.

Atemporalidad del Internet

Cuando lidiamos con datos disponibles en internet experimentamos una sensación de atemporalidad. En caso de que no tenga mucha relevancia, lo que se fabrica hoy puede hacerse efímero en corto lapso de tiempo. Por otro lado, dependiendo del contexto en que la información está aplicada, se puede hacer indispensable. También dejamos de pensar de forma secuencial para pensar colaborativamente, construyendo soluciones en tiempo real. Un equipo geográficamente disperso puede programar software en conjunto, simultáneamente, así como se distribuyen documentos a varios países al mismo tiempo, sin la necesidad de uso de los servicios de correo o de cualquier otra forma física de envío que demande espera y complicaciones logísticas.

 Esto se debe, en gran medida, a las soluciones construidas con las tecnologías de la información y de la comunicación, las que pasan también por un verdadero cambio de paradigma: el paradigma de la movilidad. Cuanto más flexible es una solución tecnológica (esto es que puedan usarse en distintas plataformas), más atractiva se vuelve para el mercado y más fácilmente es incorporada al día a día de las personas. Y esas plataformas del momento son móviles justamente para acompañar el ritmo de las personas, ampliando los caminos hacia más productividad y eficiencia.

Colaboración en la nube

Ya que entramos en este tema, también hay que mencionar que las empresas se vienen beneficiando ampliamente de la colaboración en la nube. El uso de software en el modelo SaaS (Software as a Service) no sólo reduce costos en la comunicación de la empresa, sino que además contribuye a integrar sistemas, información y personas.

 Todos los usuarios autorizados pueden acceder a un software de gestión de proyectos, por ejemplo, desde clientes hasta equipos de desarrollo internos, logrando que que cada uno de estos actores conozca exactamente el avance de las actividades y tenga acceso a información actualizada sobre los distintos procesos. El acompañamiento del desempeño del equipo se realiza completamente en línea, por medio de paneles de control que presentan todos los datos de forma concisa y visual, otorgando mayor transparencia a los procesos y sistemas.

 ¡Pero la colaboración en la nube va más allá del SaaS! Ya existen redes sociales que sirven para intercambiar ideas y promover la innovación dentro de las empresas, todo a partir de la colaboración interactiva de los funcionarios. A estas plataformas se accede masivamente por medio de los dispositivos móviles. Los blogs corporativos y foros de discusión de clientes y usuarios ayudan a consolidar el conocimiento organizacional y a hacer la comunicación de la empresa más fluida y humana, con la participación de actores relevantes para el proceso de construcción de marca: los influenciadores.

 Pruebe acceder a las redes sociales o foros de discusiones de las empresas como Dell. Existe una comunidad de clientes activos que colaboran enseñando a otros clientes a resolver sus problemas con la tecnología. Ese tipo de acción refuerza el valor de la marca y trae cada vez más compradores. ¿Puede adivinar de donde viene la mayoría de los accesos? ¡De dispositivos móviles, claro!

 La colaboración en la nube es, más que nunca, el camino para construir buenas relaciones y potenciar los efectos de la globalización a favor de su empresa, rompiendo fronteras y acercando a las personas. Por más que estemos dispersos y aislados en un rincón del mundo podemos comunicarnos, intercambiar información, enviar y recibir datos, además de acceder a sistemas con sólo dos recursos: conexión a internet y un dispositivo móvil.

Escalabilidad en la comunicación

 Desde que el email se volvió una herramienta de trabajo, hemos presenciado la aparición de una serie de nuevas tecnologías para potenciar el alcance de la comunicación de las empresas. Vuelva 20 años en el tiempo e intente acordarse de la cantidad de encomiendas directas que su empresa mandaba mensualmente, gastando valores extraordinarios con gráficas y remesas. Hoy la capacidad de envío de emails en masa es prácticamente ilimitada, incluso posibilitando segmentar su base de contactos para comunicarse con más eficiencia y asertividad.

 Para reforzar aún más la escalabilidad de la comunicación tenemos las aplicaciones móviles (como Whatsapp y Messenger) que ya integran una mezcla de marketing y varias empresas, de las micro a las gigantes multinacionales, están utilizando estas herramientas. Además de ser una comunicación ágil y directa, el costo de envío de mensajes por esos canales es bastante atractivo.

 Obviamente esas tecnologías se pueden usar desde de un computador de escritorio. Pero también se pueden utilizar por medio de dispositivos móviles, desde que su proveedor de servicios tenga una plataforma que funcione. Por ejemplo, usted puede enviar mensajes directamente a todos los contactos de Whatsapp y Messenger sin la necesidad de incluir ningún intermediario en el proceso.

 Para conseguir alcanzar un público cada vez mayor, de manera segmentada y focalizada con eficiencia, la movilidad debe estar alineada a las estrategias modernas de marketing y ventas. Del mismo modo en que usted envía emails, SMS y mensajes de texto, voz y video para sus clientes, puede ampliar los canales de comunicación con el público interno usando menos recursos. Los vendedores externos, asociados y socios pueden recibir información importante por medio de tecnologías móviles más efectivas que reuniones.

 Y ya que estamos hablando de reuniones, ¿qué tal las videoconferencias? Acortan distancias y pueden perfectamente realizarse en smartphones y tablets. Algunas herramientas como Skype o Facetime, y más recientemente las llamadas de video de Whatsapp y Snapchat pueden servir para diversos propósitos, de reuniones rápidas entre equipos físicamente dispersos a tomas de decisión que exigen el consentimiento de más de un gestor en la empresa. Al ser necesario realizar reuniones con más personas es posible valerse de herramientas como Youtube o Facebook Live, transmitiendo charlas y entrenamientos, por ejemplo, a una ilimitada cantidad de espectadores. ¡Todo esto es posible al contar con la movilidad tecnológica como principal aliada!

 Aprendizaje organizacional

 Cada vez es más evidente que las empresas necesitan aprender rápidamente con las innovaciones tecnológicas y preparar a sus colaboradores para incorporar las herramientas que van surgiendo con el día a día del trabajo. Aun así, como la rutina de cada uno es diferente y las necesidades de aprendizaje también, acaba haciéndose más difícil reunir todos en el mismo lugar para ofrecer entrenamiento. La movilidad tecnológica es clave en este ámbito. Entrenar, capacitar y compartir conocimiento: todo eso no es más que comunicarse. Y en términos de comunicación móvil ya tenemos diversos recursos de aprendizaje a los que se puede acceder a través de dispositivos móviles.

 Usted puede crear una plataforma propia de capacitación a la que se acceda por dispositivos móviles, puede desarrollar una aplicación de la empresa con esa finalidad o aprovechar recursos que ya están en el mercado como la aplicación Curso de bolso, disponible para plataformas Android, Apple y Windows. Es claro que existen otras posibilidades, como crear cursos online a los que los empleados puedan acceder a cualquier hora y en cualquier lugar. Usted también puede enviar pastillas de conocimiento por SMS, promover cuestionarios por Whatsapp para integrar al equipo, crear competencias por Snapchat y así sucesivamente.

 Aprovechar las tecnologías que ya están disponibles puede ser el puntapié inicial para hacer que las personas se involucren con aprendizaje organizacional. Posteriormente usted puede ir pensando en crear algo exclusivo para su empresa que realmente refleje la identidad y los valores del emprendimiento.

 Flujo de información

 La movilidad tecnológica también trae agilidad a la comunicación de la empresa. Acuérdese de lo que significaba tener que esperar que cada vendedor vuelva a la casa matriz sólo para elaborar un informe de la visita hecha al cliente, actualizar los demás sectores sobre sus responsabilidades y dar seguimiento a las negociaciones. Por increíble que parezca, son muchas empresas las que todavía trabajan bajo ese modelo. El problema es que ese flujo rápidamente se transforma en una barrera que dificulta el crecimiento y la creación de valor. Por otro lado, quien cuenta con recursos móviles goza de varias ventajas.

 Actualmente, tenemos sistemas de ERP y CRM totalmente en línea, lo que facilita enormemente la tarea al momento de consultar y actualizar información. En ese contexto, un vendedor que esté conversando con el cliente ya puede realizar el registro en tiempo real, anotar lo que se dijo directamente en el sistema, enviar pedidos automáticamente al stock e informar al área financiera sobre las ventas. Incluso se puede solicitar material explicativo sobre marketing, generar contratos y enviarlos por medio de un sistema de gestión documental, recolectando las firmas digitales de todos los involucrados y formalizando el negocio en mucho menos tiempo que lo habitual.

 Los proyectos que se desarrollan fuera del lugar de trabajo también pueden actualizarse rápidamente por medio de dispositivos móviles, con el debido registro de toda la información necesaria para la correcta gestión del emprendimiento. Es el caso del mercado de la construcción, por ejemplo. En las decisiones más importantes y de emergencia, no es necesario esperar la presencia de todos los directores de la empresa, sólo basta acordar un horario para que todos se conecten a una herramienta de videoconferencia, dejando atrás la movilización (que tiene un alto costo) y agilizando lo que se debe hacer.

 Aumento de la disponibilidad

 Ya hablamos brevemente sobre la importancia de la disponibilidad, pero es necesario destacar este atributo, que va más allá de la disponibilidad de las plataformas tecnológicas o los sistemas, y que es esencial para el éxito de cualquier estrategia que tenga a la movilidad en el centro. Como usted ya sabe, los negocios no operan únicamente en los horarios o días hábiles. En ese sentido, cabe recordar que quien está conectado a un dispositivo móvil puede encontrarse a cualquier hora y en cualquier lugar, lo que facilita bastante la gestión de la empresa. Así, incluso un empleado que esté viajando puede orientar a su equipo, responder dudas y asistir (virtualmente) a reuniones. Entonces, el concepto de disponibilidad abarca también a sus colaboradores, quienes deben estar disponibles para tomar las decisiones.

 La verdad es que la gran revolución no está en la movilidad en sí, sino que en la conexión durante las 24 horas del día. De hecho, permanecemos conectados la mayor parte del tiempo. En el campo de los negocios, contar con esa disponibilidad es fundamental especialmente para quien está involucrado con las decisiones más importantes de la empresa. Imagine que está negociando una asociación con una organización japonesa que funciona en una zona horaria complemente opuesta a la suya. ¡Estar listo para recibir contrato a las dos de la madrugada requiere estar conectado todo el tiempo!

 Personalización de la experiencia

 La movilidad tecnológica propicia, asimismo, la personalización de todas esas experiencias que acabamos de citar. El concepto de BYOD (Bring Your Own Device o traiga su propio dispositivo) es la mayor expresión de la personalización de la experiencia del usuario. Con ese concepto, cada persona adquiere el dispositivo móvil que más le agrada. Algunos optan por smartphones con Android, otros por iPhones, mientras otros prefieren usar tablets o phablets (dispositivos de tamaño y características entre un smartphone y un tablet).

 Cuando usted tiene un equipo humano enorme y geográficamente disperso, atender a esta necesidad de personalización haciendo que la empresa adquiera tales tecnologías se vuelve algo prácticamente imposible. Aquí entra modelo BYOD. Cada funcionario, asociado, proveedor o socio puede usar su propio dispositivo para acceder a información que necesita o enviar datos importantes. Como está acostumbrado a usar la interfaz de su propio aparato, las posibilidades de aumentar la eficiencia de cada experiencia de comunicación son mayores.

 Para realmente entender la importancia de esa personalización haga el siguiente ejercicio: tome prestado de alguien un smartphone que no sea de la misma marca que el suyo. Si usted nunca ha usado un iPhone, por ejemplo, busque uno para hacer la prueba. Verá que la interfaz es completamente diferente y que acciones que son normalmente simples, como encontrar la agenda de contactos o identificar las configuraciones de WhatsApp pueden hacerse bastante más difíciles de lo que imagina. Ahora, transfiera esa dificultad a cada una de las personas que trabaja en su empresa. Hace más complicada la adaptación, ¿no le parece?

 Con esto en mente, las empresas de tecnología han venido pensando en soluciones que operen en múltiples canales, funcionando de manera equivalente en cada plataforma de interacción. De esa forma, usted aprovecha el contexto para fomentar el uso de tales tecnologías y aprovechar las facilidades de la movilidad tecnológica sin necesitar invertir tanto en adquisiciones. 

 Como puede ver, la movilidad tecnológica está invadiendo nuestras vidas y transformándose en algo tan intrínseco a la rutina de trabajo que, a veces, ni siquiera nos damos cuenta de las ventajas o cambios de comportamiento que trae este paradigma móvil dentro del ambiente corporativo.

 Esperamos haber explicado de qué forma la movilidad tecnológica puede influenciar positivamente en los negocios y trae más agilidad y eficiencia a su emprendimiento. Pero, ojo, no viene sola. La transformación digital afecta varias frentes de su negocio. ¿Qué le parece profundizar y leer sobre los seis beneficios de la transformación digital para su empresa?

 

 

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